Wie sieht es heutzutage eigentlich mit der klassischen, papierbasierten Postverarbeitung in vielen Unternehmen aus?
Im Laufe des Vormittags übergibt ein Kurierdienst die Post in der zentralen Poststelle oder dem Sekretariat des Unternehmens. Dort wird sie dann geöffnet, vorsortiert und in die entsprechenden Fachabteilungen den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Bearbeitung übergeben. Hier erfolgt die weitere Verarbeitung der Papierbelege bis diese schließlich in Ordnern oder Registern abgelegt werden können.
Auf diesem konventionellen, herkömmlichen Weg kann es jedoch zu langen Liege- und Transportzeiten kommen. So dauert es manchmal einige Werktage, bis die Dokumente in der richtigen Abteilung ankommen. Zusätzlich problematisch wird es, wenn Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind und die Zuständigkeiten nicht klar geregelt sind.
Fazit: Der herkömmliche Weg ist sehr kosten- und zeitintensiv.
Wie kann der Weg der Eingangspost in Ihrem Unternehmen zukünftig aussehen?
Abb.1: Zukünftiger Weg der Eingangspostverarbeitung in Ihrem Unternehmen
Alle eingehenden Dokumente, ganz egal ob auf dem digitalen oder klassischen Postweg, werden, soweit noch nicht geschehen, zunächst digitalisiert und im Anschluss daran indiziert bzw. klassifiziert. Anschließend können die Dokumente elektronisch verteilt und in der jeweils zuständigen Abteilung auch standortübergreifend verfügbar gemacht und zudem bearbeitet werden. Ganz nebenbei werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen revisionssicher archiviert.
Welche Vorteile bringt die digitale Verarbeitung der Post mit sich?
Dokumente, die digital erfasst worden sind, können auf Ihrem Weg durch die Abteilungen des Unternehmens nur schwer verloren gehen. Außerdem werden Kosten und Arbeitszeiten deutlich reduziert. Da durch vordefinierte Workflows genau festgelegt ist, wer in welchem Bearbeitungsschritt involviert ist und auch Abwesenheiten (Krankheiten, Urlaube) berücksichtigt werden können, werden Reaktionszeiten verkürzt und das vernetzte Arbeiten unterstützt. Außerdem können alle digitalisierten Dokumente zu jeder Zeit und von jedem Standort aus von den Mitarbeitern eingesehen werden, die dazu berechtigt sind. Zusatzfunktionen, wie beispielsweise das Anheften von digitalen Notizen zu einem Dokument, schaffen mehr abteilungs- und mitarbeiterübergreifende Transparenz.
Auf diese Art der Dokumentenverarbeitung kommt es zusammenfassend zu folgenden Vorteilen:
- Erhebliche Reduzierung der Kosten & des Zeitaufwands im Prozess
- Standortübergreifende Weitergabe der Belege
- Compliance Anforderungen werden eingehalten
- Erhöhte Transparenz & Nachvollziehbarkeit
- Beschleunigung von Prozessen
Im Folgenden wird nun explizit die Lösung der CONTENiT zur Eingangspostverarbeitung kompakt vorgestellt. Die Lösung optimiert die Bearbeitung der Eingangspost bereits beim Eintreffen der Dokumente, die das Unternehmen täglich elektronisch per E-Mail oder auf dem Postweg erreichen.
Abb.2: Die verschiedenen Wege von Eingangsdokumenten in ein Unternehmen
Alle eingehenden Dokumente, vom Brief bis hin zur E-Mail samt Anhang, werden zunächst digital erfasst. Dabei ist es ganz egal, ob es sich um Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder andere Dokumentenarten handelt. Im nächsten Schritt werden die Dokumente klassifiziert und inhaltlich ausgelesen, um weitere Zusatzinformationen zu gewinnen. Anschließend werden die gewonnenen Daten mitsamt dem Dokument rechtskonform und revisionssicher im digitalen Archiv abgelegt. So kann jeder Mitarbeiter auf die verschiedenen Belege zugreifen und kann mithilfe der clever integrierten Suchfunktion in Sekundenschnelle an die benötigten Informationen gelangen. Hierbei ist es völlig egal, von welchem Standort aus der Mitarbeiter arbeitet.
Aufgrund der vorgegebenen Informationen werden die digitalen Dokumente regelbasiert an den zuständigen Bearbeiter verteilt und in den jeweiligen „Postkorb“ direkt auf den Bildschirm zugestellt. So gehen beispielsweise Rechnungen an die Buchhaltung und Ausschreibungen an den Vertrieb. Eine automatische Lastenverteilung sorgt dafür, dass der Workload gleichmäßig unter den Mitarbeitern aufgeteilt wird. In diesem Modul können darüber hinaus auch krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten berücksichtigt werden.
Ein Vorteil der Lösung zur Eingangspostverarbeitung ist, dass auch unstrukturierte Informationen anhand bestimmter Eigenschaften wie der Kundennummer, der Auftragsnummer oder ähnlichen Eigenschaften zielgerecht im Unternehmen gesteuert werden können. Sie werden dann „just in time“ und automatisiert zugestellt. Außerdem sorgen moderne Archivsysteme dafür, dass einzelne Belege anhand bestimmter Kriterien, wie beispielsweise der Auftragsnummer in die passende digitale Auftragsakte abgelegt wird. Manuelles Zuordnen und Abheften der Belege gehören somit der Vergangenheit an.
Es bleibt zu erwähnen, dass die Archivierung revisionssicher in langzeitverfügbaren Dateiformaten wie PDF/A oder TIFF erfolgt. So können die abgelegten Dokumente auch lange über die Aufbewahrungspflichten hinaus noch abgerufen werden.
Die Lösung zur Eingangspostverarbeitung beachtet gesetzliche Vorgaben, die bezüglich der digitalen Archivierung bestehen. So agiert man auch im Falle einer Prüfung rechtlich abgesichert.
Auch E-Mails enthalten heutzutage zunehmend geschäftsrelevante Informationen und gelten genau wie Briefe als Eingangspost. Als Erweiterung der Eingangspostverarbeitungs-Lösung stünden beispielsweise mithilfe des CONTENiT E-Mail-Managements wirklich alle Dokumente unmittelbar und zentral zur Verfügung – der Weg in Ihr Unternehmen ist dabei unerheblich. Auch mit Lösungen wie dem elektronischen Vertragsmanagement oder der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung ließe sich der Funktionsumfang weiter modular erweitern und individuell auf die Unternehmensanforderungen anpassen.
Abschließend bleibt festzuhalten, dass die digitale Eingangspostverarbeitung eine schnelle Bearbeitung von E-Mails ermöglicht und für eine verbesserte Servicequalität sorgt. Der jeweilige Mitarbeiter ist mithilfe der Recherchefunktionen im unternehmenseigenen Archiv unmittelbar auskunftsfähig und kann schnell auf Belege und Informationen aus unterschiedlichen Sachzusammenhängen eingehen.
Außerdem verringert sich der manuelle Aufwand für jeden einzelnen Mitarbeiter, da er automatisch die für ihn relevanten Dokumente zugetragen bekommt. Schnelle Bearbeitungszeiten, rechtliche Sicherheit, mehr Prozessqualität und weitere in diesem Beitrag erwähnte Mehrwerte führen letztlich dazu, dass Amortisationszeiten der Lösung zur Eingangspostverarbeitung deutlich unter weitläufig angenommenen Werten liegt.
Abb.3: Prozesskette der digitalen Eingangspostverarbeitung
Was sind die konkreten Mehrwerte einer Einführung der Eingangspostverarbeitung?
Die Vorteile der digitalen Eingangspostbearbeitung liegen auf der Hand. Die archivierten Dokumente stehen orts- und zeitunabhängig zur Verfügung. Mehrere Mitarbeiter können zeitgleich und unabhängig voneinander auf die gleichen Dokumente zugreifen. Außerdem entsteht für die Mitarbeiter nur noch ein minimaler, manueller Aufwand durch die automatische Dokumentenverteilung. Diese automatische Verteilung der Belege hat den Vorteil, dass diese zeitnah bearbeitet werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass Belege unter- oder verloren gehen sinkt drastisch. Dies alles führt zu einer verbesserten Servicequalität, reduzierten Vorgangskosten und damit schlussendlich auch zu einer effizienteren Ressourcenauslastung. So bleibt den einzelnen Mitarbeitern mehr Freiraum für die inhaltliche Bearbeitung. Da alle Dokumente revisionssicher in langzeitstabilen Dateiformaten archiviert werden, werden gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Auch aus technischer Sicht ist die digitale Eingangspostverarbeitung ein Gewinn. Dank der lernfähigen Technologie entsteht für den Anwender nur ein geringer Kosten- und Pflegeaufwand. Die Lösung ist darüber hinaus schnell implementiert und einsatzbereit. Das Monitoring der gesamten Prozesse läuft lediglich über ein einziges Werkzeug. Die kontinuierliche Optimierung erfolgt dann im laufenden Betrieb.
Mehr Informationen zur digitalen Eingangspostverarbeitung finden Sie hier auf der Lösungsseite der CONTENiT.
